Быстрый и удобный поиск в интранете. При хорошей навигации и ясной структуре сайта любые материалы можно найти по ссылкам так же быстро, как в поиске.

Полный список статей / поиск в интранете / Версия для печати / translit / абракадабра :-)

Поиск контактов и информации – самая востребованная функция в интранет-порталах. Поэтому от его качества напрямую зависит эффективность интранета и удобство работы с ним.

При хорошей навигации и ясной структуре сайта любые материалы можно найти по ссылкам так же быстро, как в поиске. Но, к сожалению, это большая редкость. Навигация, как правило, выполняет прямо противоположную своему названию функцию.

А как обстоит дело с поиском?

По статистике (NNG) на поиск информации о сотрудниках в среднем уходит 2 минуты, на поиск по материалам интранета – 4 минуты. Часто для этих задач быстрее и удобнее привычные средства: телефонный звонок, бумажные справочники или сетевые папки. Поэтому сотрудники продолжают ими пользоваться. Можно придумывать какие угодно стимулы для привлечения людей на портал – подарки, развлекательные разделы, элементы социальных сетей, набирающие популярность. Все равно портал не будет востребован, пока не сможет помогать сотрудникам решать ежедневные рабочие задачи и в первую очередь - поиск информации.

Что влияет на скорость и удобство поиска?
1. Поисковая система, а именно:

легко ли составить и ввести поисковый запрос
как представляются результаты
2. Качество текстов в интранете (на страницах портала и в документах)

В этой статье мы не будем описывать технические требования к поисковым системам, материалов по этой теме множество (мы тоже писали о поисковых системах для интранета от IBM и Yahoo!). Расскажем о том, что обычно остается за кадром: что помогает людям при поиске на сайте и почему важны качественные тексты.

Дадим основные рекомендации и советы из собственной практики, а также опишем типичные проблемы и их решение.

1. Эффективный поисковый запрос
Что помогает при вводе поискового запроса

Быстрый и удобный доступ к поисковым инструментам с каждой страницы сайта.
Пользователь должен понимать какую информацию он может найти, используя поле поиска. Для этого рядом с этим полем можно разместить пример запроса.
Понятные инструкции по составлению поисковых запросов, доступные по ссылке рядом с поиском на каждой странице сайта (как выполнить простой поиск должно быть понятно без инструкций).
Проблема: На каждой странице интранета располагается не поле поиска, а ссылка на поиск. Это добавляет лишние действия, такую ссылку сложнее найти.

Решение: Используйте стандартное поисковое поле. Располагайте его в верхней части экрана, в одном и том же месте на каждой странице. Рядом с ним - расширенный поиск по разделам портала, для которого как раз и нужна ссылка.

Проблема: Сотрудникам предлагается перед началом поиска выбрать, в каком разделе или по какому департаменту они будут искать. Приходится задавать поиск несколько раз, чтобы найти нужные результаты. Человек должен фактически угадать, где находится искомая информация, прежде чем он ее получит. Добавим к этому, что в интранетах названия разделов часто неточные, не «говорящие», их содержание частично дублируется, блоки информации, которые сложно классифицировать попадают в раздел «Иное».

Решение: Поиск по направлениям может иметь свои преимущества. Если он организован правильно, результаты выдаются быстрее. Но беда в том, что сам процесс поиска становится таким долгим и сложным, что скорость ответа уже не играет роли. Даже если база данных вашего портала огромна, по умолчанию поиск должен выполняться по всему интранету. В этом случае в качестве дополнительной функции можно предложить поиск по направлениям.

Тонкости представления результатов

Давайте файлам, материалам и страницам интранета «говорящие» заголовки.
На странице с результатами предоставьте возможность быстро вернуться на предыдущие страницы, которые просматривал человек, на главную страницу интранета, или попасть в любой раздел основного меню.
Включите на страницу результатов поле поиска – тогда не надо никуда переходить, чтобы продолжить поиск или задать новый.
Проблема: Часто корпоративные информационные системы (КИС) не интегрируют в интранет из-за технических сложностей и по соображениям безопасности. Они имеют отдельную точку входа и свои пароли. Сотрудникам, не имеющим доступа в КИС на каждый запрос приходится получать разрешение.

Совет: Как правило, такие запросы однотипны. Например, отделу маркетинга постоянно нужны изображения продукции, отделу продаж – аннотации, отделу HR – информация о проектах, в которых участвуют сотрудники. Эти данные не являются «закрытыми», их можно включать в поиск на портале и выводить в списке общих результатов.

Проблема: Сотрудники не могут быстро найти инструкцию, например, что надо сделать, чтобы оформить отпуск или получить пропуск. В длинном списке результатов либо вообще нет четкого описания шагов, либо оно теряется в каком-нибудь регламенте.

Совет: При подобных запросах, как правило, люди вводят «Оформить отпуск», «Получить пропуск» или просто «Отпуск», «Пропуск». Шаги по каждой задаче можно описать на отдельной странице, включить туда все необходимые контакты и ссылки, и выдавать инструкцию на первом месте в результатах.

2. Качество текстов в интранете
Эта тема в России практически не освещается, ни сама по себе, ни в связи с поиском на портале. Мы исследуем ее уже 6 лет: составляли и редактировали тексты для интранета нескольким компаниям, разработали учебный курс, часть которого посвящена созданию эффективных текстов. Это самая сложная часть курса, так как обычно в компаниях проблему низкого качества текстов не замечают или не понимают.

Почему так важны эффективные тексты?

Очень часто в конечном счете, при поиске в интранете человеку приходится иметь дело с текстами (в материалах на страницах сайта или в документах) и уже в них продолжать поиск искомой информации. И если материалы написаны плохо, к нулю сводятся все предыдущие усилия.

Каким должен быть текст?
Тексты в интранете должны помогать:

быстро найти информацию
быстро ознакомиться с ней
правильно понять содержание
Для этого необходимо работать как над содержанием, так и над структурой.

Структура текста – это то же, что навигация на сайте. Главные требования к ней:

четкость
наглядность
последовательность
На что следует обращать внимание при работе над структурой:

Текст должен быть коротким, поскольку его часто читают с монитора. Желательно, чтобы он умещался на экран.
Если текст длинный, пишите резюме. Это небольшой блок в начале текста. Он не является вступлением, как часто считают. Это, скорее, выжимка основных фактов, которая позволяет узнать суть текста, не читая его.
Выделяйте в тексте ключевые слова.Они дают возможность быстро просматривать текст, «выхватывая» главное. Лучше располагать ключевое слово в начале блока текста и в начале строки. Вот пример из нашего руководства «Как фотографировать сотрудников для интранета»:
Обработка фотографий
Отбирайте фото сами. Люди часто выбирают самую сдержанную фотографию с «рабочим» видом - поджатые губы, озабоченный вид, ни тени улыбки - готов к перевыполнению плана. А нужна самая выразительная. Все будут довольны, когда увидят свою фотографию среди таких же улыбающихся лиц.
Не удаляйте интересные фото - они могут пригодиться, например, для праздников. Если используете в интранете уменьшенные фотографии, не удаляйте большие.
Сразу выкладывайте фото в интранет, люди увидят, что получается хорошо, а вам будет удобно отслеживать, кого еще надо сфотографировать.
Улучшите фотографии в PhotoShop. Времени на каждую фотографию уйдет 1 минутой больше, а станут они значительно качественнее.
Используйте качественный цифровой фотоаппарат. Главное в нем не разрешение, а передача цвета, четкость изображения и качество фотографий при слабом освещении (например, в помещении без солнечного света). Поэтому для съемки в офисе и на выставках не покупайте дешевые модели (100-200$)- чаще всего качественных фотографий получить не удастся.

Выделяйте заголовок материала и названия разделов. Они должны четко различаться по уровням (лучше, чтобы их было не больше трех). Используйте метод перевернутой пирамиды: располагайте информацию от общего к частному. Такая ясная структура позволит человеку быстро ознакомиться с текстом до того уровня детализации, который ему необходим.
Перечисления лучше выделять списком. Он привлекает внимание и выделяет элементы.
Разрабатывайте стандарты оформления текстов и следуйте им на всех страницах интранета. Люди привыкают к единым правилам и быстрее находят нужную информацию.
Содержание текста

Главные правила: точность, краткость, полнота информации. При этом важен тип текста, например, для написания новостей, Книги нового сотрудника и регламента надо использовать разные методы. Какие именно – мы расскажем в отдельной статье.

Умение правильно писать и оформлять тексты для интранета не является врожденным. В России этому почти нигде не учат, толковых книг на русском языке крайне мало. В качестве первых шагов можем порекомендовать несколько ресурсов (на английском языке):

http://www.useit.com/papers/webwriting/

http://writetodone.com/

http://www.dailywritingtips.com/

Как повысить эффективность поиска в интранете?
Очевидно, это вопрос комплексный, в одиночку в организации его не решить. Для этого необходимо сотрудничество разных специалистов: IT, HR, тех, кто ведет интранет и пишет для него тексты.

Чтобы совместные усилия дали лучшие результаты, мы рекомендуем проводить тестирование и оценивать как текущую ситуацию, так и идеи по изменению. Выберите 4-5 сотрудников из разных подразделений и попросите их выполнить поиск по наиболее распространенным задачам: найти контактные данные коллег, руководителя подразделения, инструкцию, форму заявки и т.д. Замерьте время выполнения каждой задачи и отметьте сложности, с которыми столкнулся человек. Такой тест покажет вам наиболее явные проблемы и подскажет идеи их решения.

Так же можно оценить и текст. Пусть сотрудник прочитает, к примеру, регламент по оформлению отпуска, а потом попросите его перечислить все шаги, которые ему нужно сделать. Обычно это помогает выявить множество неточностей в формулировках, показывает, какой информации не хватает.

Мы можем помочь вам в подготовке тестирования интранет-портала или профессионально провести его в вашей компании.
intranetblog.ru/2008/04/02/bystryj-i-udobnyj-poisk-v-intranete/